こんにちは、AROUSALTech.広報部です。
本日は、ある職種に特化したAI活用例についてお伝えいたします。
「ChatGPTって、結局人事の仕事に使えるの？」
そんな疑問を持つ方は少なくありません。
採用活動や研修、社内コミュニケーションなど、日々の業務に追われる人事担当にとって、AIを“便利そう”で終わらせるのはもったいない時代になりました。
実は今、多くの企業がスカウトメールの作成や研修資料の下書き、社内通知文やマニュアル整備などにChatGPTを取り入れ、作業時間を半分以下に減らす成果を上げています。
この記事では、「人事業務にAIをどう使えるのか？」という視点で、活用しやすい業務例・実際の導入事例・注意点までをわかりやすく解説します。
「まず試してみたい」人向けの安心ステップもご紹介しますので、業務の効率化や見直しを考える方はぜひ参考にしてください。
人事業務でAIが注目される理由とは？ChatGPTが選ばれる背景
人事業務は一見「人にしかできない仕事」のように思われがちですが、実際は定型的な作業や書類づくり、情報の整理・伝達など、繰り返しの業務が非常に多いのが実情です。
採用・研修・評価など業務の幅が広い上に、社内外との調整や説明資料の作成など“時間を奪う仕事”も多く、「本来やるべき企画や対話の時間が取れない」という声も珍しくありません。
こうした背景から、AIツールを使って業務の一部を効率化し、“人がやるべき業務”に集中する動きが加速しています。
中でもChatGPTは、導入のしやすさ・汎用性の高さ・出力の柔軟性といった面から、バックオフィス部門での利用が広がっています。
作業量・資料作成・メール対応など“定型業務”の負担が重い
人事担当者が日常的にこなす業務には、以下のような「繰り返し発生する定型業務」が多く含まれます。
- スカウトメールやお礼メールの文面作成
- 説明会資料・研修テキストの初稿づくり
- 社内制度の告知文、FAQ回答のたたき台
- 面談フィードバックの定型表現や文面整理
こうした業務は、「内容を考える」というより“まとめる・整える”ことに時間がかかるパートであり、ChatGPTのような生成AIとの相性が非常に良いのです。
ChatGPTは手間を“ゼロから半分”にできる現実的ツール
ChatGPTの強みは、「全部任せる」のではなく、“ゼロから考える”という初期の負担を大幅に軽くしてくれることにあります。
例えば、
- 企画書の構成案を10秒で出す
- 社内通知文を3パターン提案してくれる
- 候補者の特徴に合わせたスカウト文を生成
といったように、「たたき台が1つでもあると助かる」という場面で威力を発揮します。
また、人事業務において「100点の文章」よりも「まず60点の下書き」が必要とされる場面は非常に多く、その意味でChatGPTは“日常業務にすぐ使えるAI”として注目されているのです。
人事業務にChatGPTを活用できる業務5選【実用アイデア付き】
ChatGPTは、単に文章を生成するだけでなく、「手間のかかる繰り返し作業をラクにする」「言語化の負担を軽くする」といった点で、人事の現場で特に効果を発揮するツールです。
ここでは、人事の代表的な業務から実際にChatGPTが“すぐに使える場面”を5つ厳選し、それぞれの使い方と活用アイデアを紹介します。
① スカウトメールの下書き・個別最適化
人事が頭を悩ませやすいのがスカウトメールの文面作成。定型文では読まれないし、毎回1人ひとりに合わせて書くのは手間。そんな時に役立つのがChatGPTです。
活用アイデア：
- 候補者の経歴や志向性に合わせたカスタムメッセージを生成
- トーン別（丁寧／カジュアル／熱意重視）で複数案を出力
- 開封率が高くなりやすいタイトル案の提案も可能
② 研修資料や育成コンテンツのたたき台作成
研修資料を「ゼロから」作るのは重労働。ChatGPTは、既存資料の要約・章立て提案・トレーニング設問の作成など、準備段階を劇的に時短できます。
活用アイデア：
- 研修テーマを入れるとスライド構成案を生成
- 問題集やクイズ形式の設問を自動で提案
- 社内用語を含んだ説明文の簡略化・言い換え
③ 社内通知・制度説明などの文章作成支援
「読みやすく、伝わる文章」を書くのは意外と難しいもの。ChatGPTは文章のトーン調整や要約、箇条書き変換などに向いています。
活用アイデア：
- 社内通知を「固すぎず、でも失礼にならない」トーンに調整
- 社内制度の長文説明をQ&A形式に変換
- 伝わりにくい箇所の言い換え提案
④ 面談フィードバックの構成案・例文提案
評価面談や1on1のフィードバック文には、相手を傷つけずに伝える表現力が求められます。ChatGPTはその“言い回し”を丁寧に補ってくれます。
活用アイデア：
- 指摘→提案→期待の流れを含んだフィードバック構成案を出力
- 「できていないこと」を伝える柔らかい表現の言い換え
- 相手の成長を促すポジティブな表現の提案
⑤ マニュアル・FAQの自動化と要約対応
日々の問い合わせや業務フローを1人で整備・更新し続けるのは非現実的。
ChatGPTは文書の要約・見出し化・簡略化に長けており、マニュアル整備の効率化に有効です。
活用アイデア：
- 業務手順書の文章を簡略化・短文化（読みやすさUP）
- 社員向けFAQのたたき台を生成
- PDFや議事録の要約を自動で出力し、社内共有に活用
実際に人事がChatGPTを使ってみた事例【現場の声ベース】
「理屈はわかるけど、本当に人事の現場で使われてるの？」
そんな声にお応えして、ここでは実際の導入現場での活用例をご紹介します。どれも特別なスキルなしで、ChatGPTを“業務の一部”として使い始めた事例ばかりです。
👨💼スカウトメールの反応率が上がった中小企業の事例
東京都内のIT企業では、これまで「スカウトメールの文面をゼロから考える時間がかかりすぎる」という悩みがありました。
そこでChatGPTに候補者のプロフィール（職歴や希望業種）を入力し、パーソナライズされた下書きを数パターン生成するようにしたところ、返信率が従来の約1.8倍に改善されたとのこと。
また、「書き出しの一文」や「エンディングのトーン」をAIに選ばせることで、自分で書く負担も大幅に軽減できたという声もありました。
👨💼内製化した研修資料をAIで時短・再利用できた例
製造業の人事部門では、毎年実施している新人研修の教材作成が“毎回ゼロから”になっていたという課題がありました。
そこで前年のスライドやPDF資料をChatGPTに読み込ませ、構成の再提案や不要スライドの要約・統合をAIに任せた結果、従来の半分以下の時間で資料が完成。
さらに、AIが提示してくれた「理解度チェック用の小テスト」や「補足資料のタイトル案」もそのまま採用され、資料の質も上がったと感じたそうです。
👨💼業務マニュアル生成で属人化を解消した現場の声
ある不動産会社の人事総務チームでは、問い合わせ対応や社内手続きのマニュアルが担当者の頭の中にある状態でした。
退職や異動のたびに引き継ぎがバタバタするのを解消すべく、ChatGPTを使って業務フローを自然文から整理・要約・マニュアル化。
会話調で「〇〇を処理するときは？」と質問すると、FAQ形式で回答文のたたき台が得られるため、担当者が「気づかないけど大事だった説明」を見える化できたという効果も。
これらの事例に共通しているのは、「完璧な文章をAIに求めるのではなく、下書きやサポート役として柔軟に使っている」という点です。
次の章では、実際に活用する上での注意点と失敗しないコツをご紹介します。
ChatGPT活用のコツと注意点【人事業務で失敗しないために】
ChatGPTは非常に便利なツールですが、「使いこなせる人」と「うまく活用できない人」には明確な差があります。
ここでは、人事業務においてChatGPTを安全かつ効果的に使うためのコツと注意点を、実務視点で整理します。
入力（プロンプト）設計で出力精度が変わる
AIは、与えた指示（＝プロンプト）に対して文章を生成します。つまり、“何をどう伝えるか”で出力の質が大きく変わるということです。
コツ：
- ゴールを明確に伝える：「内定通知メールの草案をください」よりも「新卒向けの内定通知メールで、カジュアルすぎない文調で300文字程度」
- 文体・制限・対象読者など、条件を具体的に付け加える
- 1回で期待通りの出力が出なくても、「追い指示」で修正できる前提で考える
個人情報や社外秘の扱いには注意が必要
ChatGPTはOpenAI社のクラウドサービスであり、入力した情報が学習に使われるリスクはゼロではありません（※一部設定で回避可能）。
注意点：
- 候補者のフルネーム・メールアドレスなど個人情報は入力しない
- 実際の社員名や社内ルールなども伏せて、「仮名」「サンプル」でやり取りする習慣をつける
- 情報セキュリティガイドラインが整っていない場合は、Google Geminiなど社内連携型AIの利用を検討するのも手
「丸投げ」ではなく“AIを伴走者にする意識”がカギ
最も大切なのは、「AIが完璧に書いてくれる」前提で使わないこと。
人間の判断や言葉が必要な部分（たとえば面談の温度感や、会社の“らしさ”）は人が最終調整すべきです。
コツ：
- あくまで“下書き”“素案”として使い、自分の言葉に仕上げる
- 「これはAIで作った」と言われないように自分のエピソードや言い回しを少し加える
- 最終成果物の責任は自分にあるという意識を持つ
Google Workspaceで人事業務を効率化したい方へ｜Gemini活用の選択肢も
ChatGPTが注目される一方で、最近ではGoogle Workspaceに標準搭載された生成AI「Gemini（ジェミニ）」を活用する企業も増えています。
すでに社内でGmail、Googleドキュメント、スプレッドシートを使っているなら、Geminiは“最初から仕事に溶け込んでいるAI”とも言えます。
ChatGPTだけじゃない、Google連携で“業務に溶け込むAI”も選ばれています
Geminiは、以下のような点で人事担当にとって扱いやすいAIツールです。
- Googleドキュメントで研修資料の草案を自動生成
- Gmailでスカウトメールやリマインドの下書きを提案
- スプレッドシートで社員データの要約やレポート文案を作成
- 「Gems」という機能で定型業務を自動化できるボットを作成可能
つまり、今あるGoogleの仕事環境の中で“いつの間にかAIが助けてくれる”状態をつくれるのが大きなメリットです。
当社では、このGeminiに特化したAI活用研修を提供しています。
Geminiを活用してみたいと考えている人事担当の方は、ぜひお問い合わせください。
プレスリリース：Google発AI「Gemini（ジェミニ）」特化AI活用研修の正式提供を開始
まとめ｜人事の仕事にこそChatGPTやAI活用を。まずは試すことから
人事の仕事は、単なる「採用や研修の担当」ではありません。企業文化を育て、社員の可能性を引き出す“人にしかできない仕事”です。
だからこそ、「文章を書く」「資料を整える」「通知文を何度も直す」などの繰り返し業務に時間を取られすぎてしまうのは、本当にもったいないこと。
ChatGPTやGeminiのようなAIは、その“もったいない”を取り除くための実用ツールとして、すでに多くの現場で使われ始めています。
完璧に使いこなす必要はありません。
まずは、「ここ、AIに任せていいかも」と思えるところから試してみること。
それが、業務効率を高め、あなた自身の企画や対話の時間を取り戻す第一歩になります。
あなたの“人らしい仕事”を、AIがそっと支えてくれる。
そんな未来を、今日から少しずつ始めてみませんか？
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Quizgecko
1. Quizgeckoの製品/サービス概要目的AIを活用し、テキスト・PDF・画像・URLなどの入力から自動でクイズや教材を生成し、学習効率を高め時間を節約するプラットフォーム。ターゲット学生：自己学習用に使いたい人教師／教育機関：授業教材を効率化したい人法人・研修担当者：社員教育やスキルチェックに活用保護者・家庭教師：家庭学習のサポートツールとして2. Quizgeckoの特徴クイズ・教材・音声まで一括自動生成でき、教材準備が大幅に効率化できる自然文入力に対応し、PDFやURLからも直接教材化できる利便性が高いモバイルアプリで場所を問わず学習・復習ができる出題難易度・問題形式・言語などを細かくカスタマイズできる柔軟性がある教材の公開／非公開・埋め込み・エクスポート機能があり、教育現場への導入がスムーズ成績や理解度が自動で可視化され、学習効果を定量的に把握できる有料プランではAIチャット学習や音声生成など、インタラクティブ学習が可能になる3. Quizgeckoの機能詳細AI Lesson生成：テキスト・PDF・画像・URLから教材を自動生成。使用例：授業ノートをアップロードしてクイズ作成。利便性：教材作成を数分で完結可能。出題形式の選択：選択式・短答・穴埋め・真偽・ペアリング等に対応。使用例：「英単語の意味確認に穴埋め形式を選択」。利便性：学習目的に応じた設問構成が容易。AIフラッシュカード生成：Lessonから即時にカード形式を作成。使用例：「理科用語の復習用にカード作成」。利便性：暗記系の効率学習が可能。AIノート生成：Lessonに沿って要点整理ノートを自動生成。使用例：「長文読解の要約資料を作成」。利便性：復習・授業資料の下地になる。自動採点＆分析：解答に対して即時採点、Mastery Score™で習熟度表示。使用例：「クラス全員の結果をまとめて確認」。利便性：学習効果を可視化しやすい。AIチャット学習：LessonをもとにAIと対話形式で学習支援（有料機能）。使用例：「苦手分野を質問して再説明してもらう」。利便性：個別指導に近いフォローが可能。AIポッドキャスト生成：教材を音声に変換し配信。使用例：「歴史教材を音声化し通勤中に復習」。利便性：音声学習によりスキマ時間の活用ができる。モバイルスナップ機能：写真から一括で問題生成。使用例：「黒板の内容を写真で保存して教材化」。利便性：紙ベースの資料をデジタル変換できる。LMS連携＆エクスポート：PDF・CSV出力やCanvas連携に対応。使用例：「生成した教材を学校のLMSへ配信」。利便性：教育機関での導入が容易。共有・埋め込み設定：教材をWeb上で共有・埋め込み可能。使用例：「教育ブログにクイズを貼り付ける」。利便性：コンテンツ配信や教材公開に便利。4. Quizgeckoの活用例【社内研修資料の効率的なクイズ化】前提新人研修や継続学習の場面で、マニュアルや資料から確認テストを作成するのに多くの時間を要している。人手による作問では品質にばらつきがあり、習熟度の測定や可視化が困難。期待される効果Quizgeckoを導入することで、社内資料（PDF・マニュアル・URL等）から自動でクイズを生成できるようになり、作問時間を大幅に短縮。習熟度スコア（Mastery Score™）の活用により、受講者ごとの理解度が明確になり、研修の効果検証や個別指導が可能となった。導入ステップ1.Quizgeckoの導入・チームアカウント設定2.社内資料をPDFやURLで取り込み、AIによるクイズ自動生成3.出題形式・難易度を調整し、内容確認4.受講者に配信し、解答後に自動採点・習熟度分析5.成績データを用いて指導・改善・ナレッジ共有を実施※この内容は活用可能性の一例であり、特定企業の導入結果ではありません。5. Quizgeckoの料金プランプラン名月額主な内容Basic無料月1 Lessonの生成、Web/アプリ学習、広告ありPremium$16Lesson無制限、ポッドキャスト30回／月、広告なし、オフライン対応Ultra$29高精度AI、ポッドキャスト50回／月、ファイル対応（最大50MB）、LMS連携、カスタム出力Organization要問い合わせ全機能＋チーム管理、法人向けダッシュボード、API・サポート付き2025年7月15日調べ上記料金は月間契約の月額費です。参考：https://quizgecko.com/plans年間契約だと、各月の料金がPremiumプランでは62.5%、Ultraプランでは20.7%OFFされます。 追加サービス・オプションAPI利用オプション：組織・開発者向け連携機能エンタープライズサポート：専任対応・導入支援ありファイル対応容量の拡張（Ultra以上）AI精度カスタム設定：Ultraプランで対応可能
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