こんにちは、AROUSALTech.広報部です。
本日は、ある職種に特化したAI活用例についてお伝えいたします。
「ChatGPTって、結局人事の仕事に使えるの？」
そんな疑問を持つ方は少なくありません。
採用活動や研修、社内コミュニケーションなど、日々の業務に追われる人事担当にとって、AIを“便利そう”で終わらせるのはもったいない時代になりました。
実は今、多くの企業がスカウトメールの作成や研修資料の下書き、社内通知文やマニュアル整備などにChatGPTを取り入れ、作業時間を半分以下に減らす成果を上げています。
この記事では、「人事業務にAIをどう使えるのか？」という視点で、活用しやすい業務例・実際の導入事例・注意点までをわかりやすく解説します。
「まず試してみたい」人向けの安心ステップもご紹介しますので、業務の効率化や見直しを考える方はぜひ参考にしてください。
人事業務でAIが注目される理由とは？ChatGPTが選ばれる背景
人事業務は一見「人にしかできない仕事」のように思われがちですが、実際は定型的な作業や書類づくり、情報の整理・伝達など、繰り返しの業務が非常に多いのが実情です。
採用・研修・評価など業務の幅が広い上に、社内外との調整や説明資料の作成など“時間を奪う仕事”も多く、「本来やるべき企画や対話の時間が取れない」という声も珍しくありません。
こうした背景から、AIツールを使って業務の一部を効率化し、“人がやるべき業務”に集中する動きが加速しています。
中でもChatGPTは、導入のしやすさ・汎用性の高さ・出力の柔軟性といった面から、バックオフィス部門での利用が広がっています。
作業量・資料作成・メール対応など“定型業務”の負担が重い
人事担当者が日常的にこなす業務には、以下のような「繰り返し発生する定型業務」が多く含まれます。
- スカウトメールやお礼メールの文面作成
- 説明会資料・研修テキストの初稿づくり
- 社内制度の告知文、FAQ回答のたたき台
- 面談フィードバックの定型表現や文面整理
こうした業務は、「内容を考える」というより“まとめる・整える”ことに時間がかかるパートであり、ChatGPTのような生成AIとの相性が非常に良いのです。
ChatGPTは手間を“ゼロから半分”にできる現実的ツール
ChatGPTの強みは、「全部任せる」のではなく、“ゼロから考える”という初期の負担を大幅に軽くしてくれることにあります。
例えば、
- 企画書の構成案を10秒で出す
- 社内通知文を3パターン提案してくれる
- 候補者の特徴に合わせたスカウト文を生成
といったように、「たたき台が1つでもあると助かる」という場面で威力を発揮します。
また、人事業務において「100点の文章」よりも「まず60点の下書き」が必要とされる場面は非常に多く、その意味でChatGPTは“日常業務にすぐ使えるAI”として注目されているのです。
人事業務にChatGPTを活用できる業務5選【実用アイデア付き】
ChatGPTは、単に文章を生成するだけでなく、「手間のかかる繰り返し作業をラクにする」「言語化の負担を軽くする」といった点で、人事の現場で特に効果を発揮するツールです。
ここでは、人事の代表的な業務から実際にChatGPTが“すぐに使える場面”を5つ厳選し、それぞれの使い方と活用アイデアを紹介します。
① スカウトメールの下書き・個別最適化
人事が頭を悩ませやすいのがスカウトメールの文面作成。定型文では読まれないし、毎回1人ひとりに合わせて書くのは手間。そんな時に役立つのがChatGPTです。
活用アイデア：
- 候補者の経歴や志向性に合わせたカスタムメッセージを生成
- トーン別（丁寧／カジュアル／熱意重視）で複数案を出力
- 開封率が高くなりやすいタイトル案の提案も可能
② 研修資料や育成コンテンツのたたき台作成
研修資料を「ゼロから」作るのは重労働。ChatGPTは、既存資料の要約・章立て提案・トレーニング設問の作成など、準備段階を劇的に時短できます。
活用アイデア：
- 研修テーマを入れるとスライド構成案を生成
- 問題集やクイズ形式の設問を自動で提案
- 社内用語を含んだ説明文の簡略化・言い換え
③ 社内通知・制度説明などの文章作成支援
「読みやすく、伝わる文章」を書くのは意外と難しいもの。ChatGPTは文章のトーン調整や要約、箇条書き変換などに向いています。
活用アイデア：
- 社内通知を「固すぎず、でも失礼にならない」トーンに調整
- 社内制度の長文説明をQ&A形式に変換
- 伝わりにくい箇所の言い換え提案
④ 面談フィードバックの構成案・例文提案
評価面談や1on1のフィードバック文には、相手を傷つけずに伝える表現力が求められます。ChatGPTはその“言い回し”を丁寧に補ってくれます。
活用アイデア：
- 指摘→提案→期待の流れを含んだフィードバック構成案を出力
- 「できていないこと」を伝える柔らかい表現の言い換え
- 相手の成長を促すポジティブな表現の提案
⑤ マニュアル・FAQの自動化と要約対応
日々の問い合わせや業務フローを1人で整備・更新し続けるのは非現実的。
ChatGPTは文書の要約・見出し化・簡略化に長けており、マニュアル整備の効率化に有効です。
活用アイデア：
- 業務手順書の文章を簡略化・短文化（読みやすさUP）
- 社員向けFAQのたたき台を生成
- PDFや議事録の要約を自動で出力し、社内共有に活用
実際に人事がChatGPTを使ってみた事例【現場の声ベース】
「理屈はわかるけど、本当に人事の現場で使われてるの？」
そんな声にお応えして、ここでは実際の導入現場での活用例をご紹介します。どれも特別なスキルなしで、ChatGPTを“業務の一部”として使い始めた事例ばかりです。
👨💼スカウトメールの反応率が上がった中小企業の事例
東京都内のIT企業では、これまで「スカウトメールの文面をゼロから考える時間がかかりすぎる」という悩みがありました。
そこでChatGPTに候補者のプロフィール（職歴や希望業種）を入力し、パーソナライズされた下書きを数パターン生成するようにしたところ、返信率が従来の約1.8倍に改善されたとのこと。
また、「書き出しの一文」や「エンディングのトーン」をAIに選ばせることで、自分で書く負担も大幅に軽減できたという声もありました。
👨💼内製化した研修資料をAIで時短・再利用できた例
製造業の人事部門では、毎年実施している新人研修の教材作成が“毎回ゼロから”になっていたという課題がありました。
そこで前年のスライドやPDF資料をChatGPTに読み込ませ、構成の再提案や不要スライドの要約・統合をAIに任せた結果、従来の半分以下の時間で資料が完成。
さらに、AIが提示してくれた「理解度チェック用の小テスト」や「補足資料のタイトル案」もそのまま採用され、資料の質も上がったと感じたそうです。
👨💼業務マニュアル生成で属人化を解消した現場の声
ある不動産会社の人事総務チームでは、問い合わせ対応や社内手続きのマニュアルが担当者の頭の中にある状態でした。
退職や異動のたびに引き継ぎがバタバタするのを解消すべく、ChatGPTを使って業務フローを自然文から整理・要約・マニュアル化。
会話調で「〇〇を処理するときは？」と質問すると、FAQ形式で回答文のたたき台が得られるため、担当者が「気づかないけど大事だった説明」を見える化できたという効果も。
これらの事例に共通しているのは、「完璧な文章をAIに求めるのではなく、下書きやサポート役として柔軟に使っている」という点です。
次の章では、実際に活用する上での注意点と失敗しないコツをご紹介します。
ChatGPT活用のコツと注意点【人事業務で失敗しないために】
ChatGPTは非常に便利なツールですが、「使いこなせる人」と「うまく活用できない人」には明確な差があります。
ここでは、人事業務においてChatGPTを安全かつ効果的に使うためのコツと注意点を、実務視点で整理します。
入力（プロンプト）設計で出力精度が変わる
AIは、与えた指示（＝プロンプト）に対して文章を生成します。つまり、“何をどう伝えるか”で出力の質が大きく変わるということです。
コツ：
- ゴールを明確に伝える：「内定通知メールの草案をください」よりも「新卒向けの内定通知メールで、カジュアルすぎない文調で300文字程度」
- 文体・制限・対象読者など、条件を具体的に付け加える
- 1回で期待通りの出力が出なくても、「追い指示」で修正できる前提で考える
個人情報や社外秘の扱いには注意が必要
ChatGPTはOpenAI社のクラウドサービスであり、入力した情報が学習に使われるリスクはゼロではありません（※一部設定で回避可能）。
注意点：
- 候補者のフルネーム・メールアドレスなど個人情報は入力しない
- 実際の社員名や社内ルールなども伏せて、「仮名」「サンプル」でやり取りする習慣をつける
- 情報セキュリティガイドラインが整っていない場合は、Google Geminiなど社内連携型AIの利用を検討するのも手
「丸投げ」ではなく“AIを伴走者にする意識”がカギ
最も大切なのは、「AIが完璧に書いてくれる」前提で使わないこと。
人間の判断や言葉が必要な部分（たとえば面談の温度感や、会社の“らしさ”）は人が最終調整すべきです。
コツ：
- あくまで“下書き”“素案”として使い、自分の言葉に仕上げる
- 「これはAIで作った」と言われないように自分のエピソードや言い回しを少し加える
- 最終成果物の責任は自分にあるという意識を持つ
Google Workspaceで人事業務を効率化したい方へ｜Gemini活用の選択肢も
ChatGPTが注目される一方で、最近ではGoogle Workspaceに標準搭載された生成AI「Gemini（ジェミニ）」を活用する企業も増えています。
すでに社内でGmail、Googleドキュメント、スプレッドシートを使っているなら、Geminiは“最初から仕事に溶け込んでいるAI”とも言えます。
ChatGPTだけじゃない、Google連携で“業務に溶け込むAI”も選ばれています
Geminiは、以下のような点で人事担当にとって扱いやすいAIツールです。
- Googleドキュメントで研修資料の草案を自動生成
- Gmailでスカウトメールやリマインドの下書きを提案
- スプレッドシートで社員データの要約やレポート文案を作成
- 「Gems」という機能で定型業務を自動化できるボットを作成可能
つまり、今あるGoogleの仕事環境の中で“いつの間にかAIが助けてくれる”状態をつくれるのが大きなメリットです。
当社では、このGeminiに特化したAI活用研修を提供しています。
Geminiを活用してみたいと考えている人事担当の方は、ぜひお問い合わせください。
プレスリリース：Google発AI「Gemini（ジェミニ）」特化AI活用研修の正式提供を開始
まとめ｜人事の仕事にこそChatGPTやAI活用を。まずは試すことから
人事の仕事は、単なる「採用や研修の担当」ではありません。企業文化を育て、社員の可能性を引き出す“人にしかできない仕事”です。
だからこそ、「文章を書く」「資料を整える」「通知文を何度も直す」などの繰り返し業務に時間を取られすぎてしまうのは、本当にもったいないこと。
ChatGPTやGeminiのようなAIは、その“もったいない”を取り除くための実用ツールとして、すでに多くの現場で使われ始めています。
完璧に使いこなす必要はありません。
まずは、「ここ、AIに任せていいかも」と思えるところから試してみること。
それが、業務効率を高め、あなた自身の企画や対話の時間を取り戻す第一歩になります。
あなたの“人らしい仕事”を、AIがそっと支えてくれる。
そんな未来を、今日から少しずつ始めてみませんか？
